En el marco del proceso de modernización de la gestión administrativa impulsado por Rectoría, las direcciones de Finanzas y Administración, de la sede Concepción, y de Administración y Presupuesto, de Chillán, están incorporando diversas innovaciones al proceso de compras de la Universidad, tendientes a mejorar la atención de las demandas de los usuarios en el sistema computacional.
Por Cristian Villa R. y Mariana Gutiérrez V.
El director de la unidad penquista, Fernando Morales Parada, explicó que el proyecto impacta el inicio del ciclo de compra de bienes y servicios en la interfaz de intranet y permite que la información y comunicación entre el usuario y el ejecutivo de adquisiciones sea más precisa. Asimismo, los jefes de los centros de costo y quienes gestionan las compras podrán monitorear mejor las distintas etapas del proceso. Con la debida coordinación con la Dirección de Informática se ha apostado por fortalecer la nueva intranet con esta nueva aplicación o módulo, aprovechando las características de amigabilidad del sistema, afirmó Morales.
Los cambios introducidos han sido expuestos a gerentes de proyectos, jefes de centros de costos, secretarias y asistentes ejecutivos en una serie de reuniones de inducción, realizadas en Concepción y Chillán. De esta forma hemos podido tener contacto directo con alrededor de 190 usuarios, recogiendo retroalimentación sobre diversos aspectos relacionados con el ciclo de compras, afirmó el director de Finanzas y Administración.
El proceso de compras parte en cada unidad con la identificación de la necesidad y la oportuna solicitud a través del sistema. Esta debe pasar por autorización financiera presupuestal y de pertinencia, para definir la forma de materializar la compra de acuerdo con las regulaciones de la Ley de Compras Públicas y su plataforma Chilecompra. Para algunas demandas, como muebles y equipos computacionales, se requiere también de una evaluación técnica.
Fernando Morales destacó que las innovaciones tecnológicas introducidas al sistema de compras no son ajenas a otras actualizaciones y mejoras que se realizan internamente en los respectivos departamentos. En este sentido mencionó, por ejemplo, las revisiones del proceso en el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) normalizado bajo estándar ISO; la incorporación de profesional con dominio del idioma inglés para la relación con proveedores extranjeros; la emisión de instructivos de compras y gastos y aspectos internos de organización del trabajo y funciones de los ejecutivos de la sección de adquisiciones, como la focalización de compras complejas de la Universidad.
En tanto, la directora de Administración y Presupuesto, Macarena Gallardo Gómez, valoró la implementación tecnológica, en tanto facilitará considerablemente el proceso de compras institucionales.
“Esta innovación, que es posible visualizar a través de la Intranet Corporativa, apunta a mejorar el proceso de compras de la Universidad del Bío-Bío. El nuevo sistema pretende ser más amigable con los usuarios, y entre otros aspectos, permitirá conocer en qué etapa del proceso de compra se encuentra la solicitud realizada. Aquí nos referimos a la adquisición de distintos insumos tales como productos, máquinas, muebles, en fin, todo lo que adquiere la Universidad. Entre algunas novedades, el sistema permite adjuntar imágenes para graficar de mejor manera el producto que se requiere”, aseveró la directora de Administración y Presupuesto, Macarena Gallardo Gómez.
“El proceso formaliza la etapa de Autorización Técnica. Por ejemplo, hasta ahora, si se requiere un equipamiento tecnológico como un computador, se envía un correo electrónico a los respectivos departamentos o unidades solicitando la autorización. En cambio ahora, el propio sistema pide la autorización al Evaluador Técnico, quien define si dicho requerimiento se ajusta o no a los perfiles definidos por la Universidad, y si reúne o no las características técnicas del equipo que requiere el usuario, por mencionar un ejemplo concreto”, aseveró la directora de Administración y Presupuesto.
