Tal como el Estado continuamente moderniza sus herramientas de administración, las instituciones públicas como la Universidad del Bío-Bío también lo hacen. Y es que específicamente, la Dirección de Finanzas y Administración y la Dirección de Administración y Presupuesto, están trabajando para que los sistemas de compra, la plataforma contable y la facturación electrónica tengan los mejores avances posibles.
Sistema de compra
El director de Finanzas y Administración de la UBB, Fernando Morales, explica que respecto al sistema de compra es donde hay más trabajo por hacer y son conscientes de ello. Es por lo anterior que se han reunido como Dirección con el Círculo de Secretarias Sede Concepción, y esperan repetir ello con otros estamentos involucrados para conocer más sobre los aspectos a mejorar.
Asimismo, sostiene Morales, “el sistema de compra es una nueva interfaz para el usuario y está disponible en la nueva intranet. Entonces, tienes una funcionalidad mucho más amigable con el usuario”. No obstante, “se debe transparentar que es un sistema que está en desarrollo, la cual tiene una primera parte que ya se lanzó y que se está probando, nos hemos retroalimentado con los usuarios, y lo seguiremos haciendo porque haremos jornadas y reuniones durante el año. Y lo que no está desarrollado, que lo tenemos muy claro, es toda la etapa de la recepción en bodega y autorizaciones de pago”, dice el director de Finanzas y Administración.
Entre los aspectos por mejorar, y que las autoridades han identificado a través de las reuniones con funcionarios involucrados en el proceso de compra, está el filtrar más específicamente la base de datos, y digitalizar la parte del seguimiento de la compra con más y mejor información al usuario.
Plataforma contable
La UBB está trabajando con un sistema de contabilidad financiera, lo que “nos permite emitir los estados financieros y los principales análisis de cuenta ajustados Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS por su sigla en inglés), que es un requisito que nos pide la Superintendencia. También lo exige la Contraloría desde los planes pilotos iniciados”, detalla Fernando Morales.
Asimismo, desde la UBB, comenta el director, se “está patrocinando el que sólo sea IFRS (para enviar estados financieros a Contraloría y la Superintendencia). Nosotros tenemos experiencia con el sistema y creemos que es más conveniente para el usuario de información financiera, para el entorno, y en eso estamos. Ahí hay un trabajo muy interesante que fue apoyado por el FDI, es decir que el Mineduc puso recursos para que nosotros hiciéramos este desarrollo de software (bajo el alero de la Dirección de Informática), todo con personal propio e idóneo desde Contabilidad”. La creación de este sistema financiero demuestra un trabajo en conjunto de las direcciones que están lideradas por la Vicerrectoría de Asuntos Económicos.
Facturación electrónica
Se ha materializado, también con el trabajo de la Dirección de Informática, la facturación electrónica que permite al Servicio de Impuestos Internos tener un mayor control, y más eficiente, lo que genera desde el Estado una garantía de cumplimiento con los recursos públicos, algo que la UBB quiere honrar como institución pública que es.
“También con un desarrollo propio de la Dirección de Informática lanzando lo que es la facturación electrónica, y eso también es una política de Estado porque la lidera el Servicio de Impuestos Internos y está hace varios años empujando a que todas las entidades jurídicas, con o sin fines de lucro, tiendan a que sus registros sean electrónicos”, sostiene el director de Finanzas y Administración. Además, el sistema de facturación, que es interno, tendrá un certificador de la firma digital, instrumento autorizado por el SII.
