El director de Finanzas y Administración, Fernando Morales, junto a la directora de Administración y Presupuesto, Macarena Gallardo, quienes lideran los Departamentos de Servicios Generales y Patrimonio y de Bienes y Servicios, respectivamente, han llevado a cabo planes desde el año 2014 para mejorar los procesos vinculados a la compra de bienes y servicios en ambas sedes.
Al respecto el Director de Finanzas, explicó que principalmente se ha perfeccionado la plataforma de compras, pues “se necesitaba un sistema que fuese más amigable con el usuario requirente. Lo cual además nos permite llevar un seguimiento de mejor calidad y así agilizar los procesos internos que significan que la compra sea pertinente, tenga los presupuestos aprobados, entre otros puntos”.
Para optimar la plataforma se habilitarán prontamente las tres últimas etapas, que harán aún más expedito el proceso de compra. Dentro de los ítems a habilitar está la Recepción de la Compra, es decir que llegue un correo electrónico al usuario una vez que el producto comprado llegue a bodega, el siguiente punto es Entregado a Usuario y finalmente Recepción Solicitante, donde los productos han sido aprobados por el usuario y la solicitud de compra será derivada para pago.
Según detalló el Director una de las principales medidas aplicadas fue explicar a los usuarios las etapas y procesos de la solicitud de compra vía correo electrónico, a modo de clarificar el proceso, pues el usuario muchas veces desconocía en qué etapa del proceso se encontraba su solicitud y la ley de compra (19.886). “A raíz de aquello el usuario está más familiarizado con el sistema y maneja mejor los criterios de ley, además de sus respectivas restricciones, así como las diferencias en el tipo de compra, ya sean menores o superiores y sus restricciones. Dentro de las falencias que aún faltan por subsanar es el tiempo acotado con el cual ingresan las compras, pues cerca del 70% de las solicitudes son con menos de seis días para su ejecución, lo cual es un tiempo demasiado acotado”, aseveró el Director de Finanzas.
Por su parte la directora de Administración y Presupuesto, Macarena Gallardo, explicó que han mejorado sus indicadores en la gestión de compras en el último tiempo, lo que a la fecha se traduce en un 93% de sus procesos totalmente ejecutados, esto gracias a las mejoras constantes incorporadas en el sistema de compras, a la buena acogida que han tenido los usuarios y al trabajo realizado por los ejecutivos de compras. «Además se han realizado envíos de información relevante para el proceso de compras, ya que uno de los mayores problemas detectados es el desconocimiento por parte de los usuarios de la ley, que obliga a realizar los procesos con cierta estructura, que no puede ser alterada, esto ha permitido que la mayoría de los usuarios entiendan la operatoria y plazos que nos exige la ley de compras como institución pública», precisó.
En relación a los tiempos de ejecución la Directora comentó que en los procesos de compra simples se demoran entre 1 a 10 días, ya que depende de diversos factores, por ejemplo, de la disponibilidad del proveedor y de los tiempos de entrega del producto. Un proceso complejo involucra más etapas y plazos, pero que también se han reducido significativamente, lo cual ha sido valorado por los usuarios, ya que se ha mejorado la información y los plazos de respuesta. A futuro se seguirá informando y actualizando a los usuarios en esta materia con el objeto de realizar procesos más eficientes en cuanto a tiempo y costos.
