Un significativo avance en la modernización de la gestión institucional constituirá la implementación del modelo de gestión de la información y sistemas de información estratégica para una eficiente y oportuna toma de decisiones, que está impulsando la Dirección General de Análisis Institucional y la Dirección de Informática. La iniciativa -que también repercutirá positivamente en los procesos de acreditación y planificación- forma parte del proyecto UBB2199, que el Ministerio de Educación asignó a nuestra casa de estudios en el marco del Plan de Fortalecimiento de las Universidades.
El director de Informática Marcelo Espinosa explicó que la propuesta nace al alero de la línea estratégica 1 del Plan General de Desarrollo Universitario, que aborda la agilización de los procesos para una gestión institucional eficiente y que menciona, entre los objetivos tácticos, la transformación digital y la implementación de sistemas integrados. Por su parte, el director general de Análisis Institucional Fredy Troncoso indicó que el sistema proyectado permitirá centralizar los datos y adquirirlos desde la fuente directa que la genera, lo que es clave para garantizar su veracidad. Añadió que la información que se almacenará es aquella que es esencial para elaborar los reportes que se necesitan para la toma de decisiones estratégicas a nivel institucional y de unidades.
Para llevar adelante la iniciativa, se configuró un grupo de trabajo conformado, además de las unidades que lideran el proyecto, por la Dirección General de Planificación y Estudios y la Unidad de Aseguramiento de la Calidad. Este equipo (que aparece en la imagen que acompaña esta nota) fijará los alcances o ámbitos de acción del sistema y las fuentes de información que lo nutrirán, para abarcar los procesos que interesa cubrir a nivel misional, estratégico, operacional y de apoyo.
Etapas del proyecto
La primera etapa del proyecto es de diagnóstico y se realizará mediante una asesoría externa con los correspondientes controles, retroalimentación y validación desde la Universidad. En una segunda etapa, también a cargo de una consultora, se formulará un diccionario de datos institucionales con definiciones estandarizadas de conceptos propios del quehacer universitario. Cada dato tiene múltiples aristas -usuarios, condiciones, responsable de su mantención, administración, actualización, etc.- y se requiere de un levantamiento que incluya a toda la institución, para que la información pueda ser utilizada transversalmente por las unidades académicas y administrativas. Finalmente, a partir de este trabajo, se construirán bases de información consolidadas y paneles para los distintos usuarios, de manera de responder a sus requerimientos en los ámbitos de acción determinados.
Espinosa subrayó que, a lo largo de los años, distintas unidades han acumulado una base muy potente de información y el proyecto le dará valor a esos datos, proporcionando una mirada superior y respondiendo a las necesidades de los distintos actores. La idea es llegar hasta las direcciones de escuela y departamento para que dispongan de indicadores y métricas con la información sensible para los procesos de acreditación, planes de mejoramiento y otras áreas de su gestión. Se preparará asimismo un panel con datos clave para la Junta Directiva, de tal forma que sus integrantes puedan monitorearlos y consultarlos cuando lo estimen.
Automatización de procesos de seguimiento
El director de Informática advirtió que la iniciativa supone un cambio de paradigma. El sistema permitirá avanzar hacia una toma de decisiones basada en datos, lo que implica que se debe asegurar la certeza, oportunidad y confiabilidad de la información. Si un dato se ingresa incorrectamente o a destiempo, afectará a toda una cadena y a la decisión que pueda adoptar la alta dirección. Desde la perspectiva de la gobernanza de la información, se abarcan todos los procesos, por lo que el proyecto considera también la formulación de una propuesta de modelo de gobernanza.
Desde la Dirección General de Planificación y Estudios, Loreto Esparza complementó: El sistema aportará a la alta dirección -incluyendo, por primera vez, a la Junta Directiva- y a los niveles estratégicos, operacionales y de apoyo, proveyéndolos de indicadores para la toma de decisiones. La profesional sostuvo que la integración de datos permitirá igualmente avanzar en la automatización de los procesos de seguimiento, que ahora son autodeclarativos. A través del sistema, se podrá monitorear el cumplimiento de objetivos, metas, resultados e impacto, para impulsar acciones preventivas, correctivas y de mejora, afirmó Loreto Esparza.
Impacto en aseguramiento de la calidad
El coordinador institucional de la Unidad de Aseguramiento de la Calidad Pedro Campos, en tanto, comentó que la nueva legislación plantea el aseguramiento de la calidad como un tema integral y transversal a todo el quehacer universitario. La Universidad debe estar en un ciclo continuo de autorregulación y mejora permanente y para ello hay que tener indicadores. La ley mandata asimismo la implementación de un sistema interno de aseguramiento y gestión de la calidad institucional, que la UBB ya está instalando y que define una serie de indicadores para todas las unidades, que permitan tener una visión actualizada del quehacer universitario. En este marco, indicó el coordinador de la UAC, contar con un sistema integrado de datos es algo muy necesario. Hoy día tenemos que construir muchos indicadores, lo que resulta largo y tedioso. Poder contar con la información -en forma normalizada, además- nos servirá para liberar y destinar esfuerzos a otros temas relevantes, así como para tomar mejores y oportunas decisiones. También es importante el apoyo que se puede prestar a carreras y programas, que en sus procesos de autoevaluación requieren de indicadores específicos, argumentó Campos.
El coordinador de la UAC añadió que los nuevos criterios de acreditación, que comienzan a aplicarse en 2023, establecen tres niveles de estándares: Primero, que existan y se apliquen mecanismos de aseguramiento de calidad en todas las áreas del quehacer universitario. El segundo, en el que se tiene que avanzar para mejorar la calidad, se refiere al seguimiento y monitoreo, a lo que el sistema integrado de información aporta claramente. Y el tercero, necesario para alcanzar la excelencia a la que aspira la UBB, es la mejora continua, a partir de las acciones y compromisos que se generen. Entonces, el proyecto contribuirá, sin duda, a lograr mejores estándares de calidad y con ello mejor acreditación de carreras, programas e institucional, concluyó Pedro Campos.
