Un importante paso adelante en materia de modernización administrativa representa la virtualización de la totalidad del proceso de tramitación de títulos y grados, recientemente habilitada. El logro es fruto de un prolongado trabajo de las unidades a cargo del tema en Concepción y Chillán, así como de otros/as profesionales de la Dirección de Admisión Registro y Control Académico (DARCA) y de la Dirección de Informática.
El proceso se inicia con la solicitud del o de la estudiante, a través de intranet, la que debe acompañarse de todos los documentos requeridos (informe de deudas, antecedentes personales, comprobante de pago de aranceles). El o la solicitante tiene que efectuar asimismo una transferencia bancaria por el costo del título o grado. Una vez que esta transferencia es aprobada por Contabilidad, la documentación es revisada, sucesivamente, por Títulos y Grados, la DARCA y la Facultad, Escuela, Carrera o Programa correspondiente. Tras la comprobación de los antecedentes, Títulos y Grados genera las plantillas de decreto y de transcripción las que, con la visación de la DARCA, es enviada a decretación para la posterior firma del/a rector/a y el/la secretario/a general, mediante firma electrónica avanzada. Concluida la tramitación, la certificación queda disponible en el portal de certificados, desde donde puede descargarse.
En una primera etapa del proyecto de virtualización de la tramitación de los títulos y grados que otorga nuestra Universidad abarcó la solicitud del o de la estudiante y el expediente. Posteriormente, en una segunda etapa de la iniciativa, se habilitó el flujo en línea del decreto, cerrando la tramitación con el diploma correspondiente. El sistema quedó completamente habilitado y a disposición de egresados y egresadas el lunes 28 de noviembre.
La encargada de la Oficina de Títulos y Grados de la sede Concepción Gloria Valenzuela señaló que la virtualización permite disminuir significativamente los plazos de tramitación de los certificados. De los 10 a 12 días que demoraba todo el proceso, se reduce a unos pocos días, precisó, agregando que el o la estudiante puede además hacer seguimiento en línea de su solicitud. La profesional informó igualmente que se incorporó al sistema la certificación de todos los egresados y egresados de nuestra institución, desde la creación de la actual UBB, en 1988, con la fusión de la Universidad de Bío-Bío y el Instituto Profesional de Chillán.
Gloria Valenzuela destacó que la automatización de la tramitación de títulos y grados responde a una aspiración de larga data de la oficina a su cargo. Fue una de las dimensiones abordadas por la comisión de gobierno electrónico, que se creó en 2013 a través de un proyecto de desarrollo institucional para la agilización de los procesos administrativos.
