Con el propósito de converger y complementar los esfuerzos institucionales asociados a la digitalización de la gestión universitaria, se reunieron los equipos de trabajo y líderes de los proyectos de transformación digital y de implementación del archivo digital y repositorio normativo de la UBB.
El proyecto de transformación digital está a cargo de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y su propósito es fortalecer la eficiencia, agilidad y transparencia de la gestión universitaria. La iniciativa se enmarca en la ley 21.180, de transformación digital del Estado, que impulsa la tramitación electrónica de los procedimientos administrativos de las instituciones públicas, incluidas las universidades, estableciendo como plazo el 31 de diciembre de 2026 para cumplir dicho objetivo.
El vicerrector Dr. Mauricio Gutiérrez Urzúa informó que la UBB se ha fijado tres etapas bien definidas para llevar adelante esta tarea: Primero, la instalación de una gobernanza conformada por un comité directivo, una coordinadora institucional (la Dra. Alejandra Segura Navarrete), un comité ejecutivo y mesas técnicas; segundo, el mapeo de procesos y tercero, la digitalización de los procedimientos, comenzando por los de honorarios y adquisiciones. La autoridad universitaria agregó que, paralelamente, la Secretaría General y la Dirección de Informática están desarrollando otras iniciativas orientadas a la digitalización de la documentación institucional, evitando la impresión, almacenamiento y envío de documentos físicos, conforme a lo planteado por la ley 21.180.
Según lo señalado por el Vicerrector, en la reunión de los equipos de los distintos proyectos en marcha, se constató que hay un claro consenso en que, bajo el paraguas de la transformación digital, podremos abordar este demandante desafío en el corto plazo.
Por su parte, la secretaria general abogada Romina Bazaes Muñoz precisó que, en la oportunidad, la Dirección de Informática presentó la plataforma propuesta para la implementación de un archivo electrónico que contendrá la documentación oficial de nuestra institución. El proyecto partirá con los documentos asociados al Departamento de Servicios Generales y Patrimonio, tales como licitaciones, compras y contrataciones de servicios y obras, entre otros, para continuar con aquellas vinculadas a la Dirección de Recursos Humanos y, posteriormente, a la academia.
Adicionalmente, la Secretaría General está avanzando en la digitalización del repositorio normativo institucional, que recoge los textos legales que rigen el quehacer universitario, de manera de transformarlo también en una herramienta de gestión institucional.
Estos esfuerzos responden a la idea que la UBB sea una Universidad con procedimientos electrónicos y sin papeles, en los plazos estipulados, destacó Romina Bazaes.
De acuerdo con los estatutos vigentes, la Secretaría General es la unidad encargada de la formación y custodia del archivo general de la Universidad del Bío-Bío, que comprenderá todos los decretos, resoluciones, ordenanzas y demás actos administrativos equivalentes emanados de la institución, pudiendo utilizarse formatos digitales en conformidad a la ley. La normativa universitaria podrá disponer además la incorporación a este archivo de otros documentos universitarios.
