Proveer información oportuna, análisis y estudios que apoyen la toma de decisiones, así como la formulación, construcción y validación de indicadores institucionales, es el principal objetivo de la Dirección General de Análisis Institucional (DGAI), señala el director general Dr. Fredy Troncoso Espinosa. “Los dashboards de indicadores de gestión institucional estructurados a partir de las 5 dimensiones de acreditación definidos por la CNA, son un valioso insumo disponible para toda la comunidad universitaria”, aseveró.
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La información estratégica juega un papel crucial para la toma de decisiones en el entorno actual, caracterizado por su dinamismo y complejidad. A partir de esa premisa la DGAI se aboca a la tarea de contar con datos relevantes, precisos y actualizados con miras a anticiparse a los cambios, identificar oportunidades y mitigar riesgos.
El director general de Análisis Institucional Dr. Fredy Troncoso Espinosa precisa que de esta manera la DGAI contribuye al fortalecimiento de la calidad y eficiencia de los procesos universitarios, alineados con los objetivos y desafíos de la institución.
“Nosotros compilamos datos a través de mecanismos para plasmarlos de una manera gráfica, utilizando herramientas tecnológicas como Power BI, así como algunas herramientas más ligadas a la inteligencia artificial. Buscamos obtener patrones, indicadores que nos permitan generar información a través del procesamiento de datos y ponemos ese insumo a disposición de quienes finalmente toman decisiones”, asegura.
-¿La DGAI concentra toda la información de la Universidad?
-“No precisamente. Se piensa que la DGAI dispone de toda la información de la institución, pero no es así, porque la información está en las distintas unidades. Cuando necesitamos hacer algún análisis o tenemos un requerimiento externo, nosotros solicitamos información a las distintas unidades, la preprocesamos y la ponemos a disposición. Ese es nuestro rol principal”.
-¿Qué tipo de insumos o productos se generan actualmente?
-“Nuestro producto más reconocido son los dashboards de indicadores de gestión institucional. Un dashboard es un panel donde se muestran gráficas e indicadores de ciertas áreas que nos permiten medir el pulso de la institución, de las carreras o departamentos. Actualmente, los dashboards están a disposición de todos los estamentos. En el marco del proceso de acreditación institucional, decidimos renovar nuestra página web y también potenciarla mediante Power BI, una herramienta muy útil. Nuestros dashboards institucionales se estructuran a partir de las cinco dimensiones de la acreditación”.
¿Qué información es posible encontrar en los dashboards?
-“Como decía, los dashboards están estructurados a partir de las 5 dimensiones de la acreditación institucional. La dimensión 1 de Docencia y resultados del proceso formativo contempla cinco dashboards: proceso de admisión centralizada, indicadores de pregrado diurno, caracterización estudiantil, indicadores de postgrado -que lanzamos en diciembre del año pasado y apoya este proceso- e indicadores de rendimiento de pregrado diurno.
La dimensión 2, Gestión estratégica y recursos institucionales considera dashboards referentes a beneficios económicos de estudiantes, personal institucional, ranking de desempeño académico y también uno de educación superior.
Asimismo, disponemos de un dashboard de Aseguramiento interno de la calidad, que maneja la Unidad de Aseguramiento de la Calidad principalmente, referente a estudiantes regulares y docentes de las asignaturas.
En la dimensión 4 de Vinculación con el medio, somos un vínculo porque trabajamos con el dashboard que gestiona Vinculación con el Medio, y también se puede visualizar a través de nuestra página.
El último es el dashboard de Investigación y creación y/o innovación. Ahí es posible ver las publicaciones y la productividad científica por académico y por departamento. Este es un gran insumo para los directores de departamento, quienes pueden consultar y obtener información sobre la gestión en materia de investigación científica, publicaciones, algunos indicadores y también pueden ver a las y los académicos y su productividad. Todo esto se elabora a partir de la información validada desde los sistemas corporativos y se actualiza en forma periódica.
Siempre en esta línea, en el marco de un proyecto de fortalecimiento institucional y junto con la Dirección de Informática, estamos trabajando con la Dirección de Docencia para que puedan tener sus propios dashboards y puedan procesar la información operativa que necesitan en el día a día. Visualizamos, igualmente, avanzar en desarrollos con la Dirección de Postgrado, con la Unidad de Aseguramiento de la Calidad y también con la Dirección de Finanzas y Administración”.
-Pero también se generan estudios…
-“Así es. Uno de los estudios más solicitados es el informe de caracterización estudiantil que se realiza sobre la base de información de las y los alumnos al momento de ingreso a la Universidad. Refleja características socioeconómicas y también de intereses personales. Esa información es muy relevante para temas de Admisión, DDE, entre otras. Tenemos un dashboard que refleja esta información y también hacemos un análisis más detallado, para que los tomadores de decisiones tengan una mirada más completa.
El año 2022 lanzamos el informe de análisis del proceso de matrícula de la educación superior a nivel nacional, que ha sido bastante exitoso y consultado.
Este año generamos un análisis del proceso de admisión que se deriva del informe del proceso de matrícula, identificando las carreras preferidas por las y los postulantes, y las carreras con mayor cantidad de matrícula. Este informe lo presentamos durante el mes de abril. Entonces la idea es tener este informe de análisis del proceso de admisión y otro sobre el análisis del posicionamiento universitario en base a algunas otras variables y la comparación con universidades del medio.
Asimismo, decidimos volver a lanzar el anuario estadístico porque las y los tomadores de decisión lo consideran un insumo valioso para ellos. Nos focalizamos principalmente en datos más que en información cualitativa.
Además, elaboramos informes respecto al análisis de rankings que grafican la posición de la Universidad a partir de la medición de dimensiones estratégicas. Levantamos esa información, la analizamos y la presentamos de manera más clara considerando el escenario nacional e internacional. Nos interesa tener claridad sobre cómo nos ven y también saber cómo nos miden. Por ejemplo, el ranking QS es muy importante porque mide el impacto de la Universidad en materia de investigación.
También hemos realizado algunos paneles referidos al financiamiento universitario, sobre todo el Aporte Fiscal Directo (AFD) porque tiene directa relación con indicadores de productividad científica. Ha sido un trabajo lento, pero es necesario y no muchas universidades lo han desarrollado. Cuando esté listo será una pieza clave para la toma de decisiones a nivel estratégico”.
-La DGAI también colabora con proyectos institucionales
-“Sí, en el Proyecto de Fortalecimiento Institucional tributamos a un objetivo referido a la implementación de un modelo de cienciometría y bibliometría que permita la identificación de tendencias y nuevos escenarios de investigación nacionales e internacionales para el fortalecimiento de la investigación e innovación en la Universidad del Bío-Bío. De este modo se busca proyectar hacia dónde va la Universidad en este ámbito. La idea es que cuando concluya el proyecto se ponga a disposición de la comunidad un Laboratorio de Cienciometría. En el futuro también generaremos un informe cienciométrico institucional. Hemos definido una batería de indicadores y también hemos tenido la retroalimentación de la VRIP.
En el proyecto Ines género apoyamos el logro del objetivo que busca analizar las capacidades institucionales y recursos de información que contribuyan a la toma de decisiones para la disminución de brechas de género en investigación, desarrollo, innovación y emprendimiento (I+D+i+e).
También aportamos al desarrollo de un data warehouse institucional con repositorio de información necesario para alimentar modelos de toma de decisiones a nivel estratégico”.
-¿Dónde es posible encontrar toda esta información?
-“La información se puede consultar a través de intranet y también en el sitio web dgai.ubiobio.cl
La recomendación es que accedan a la página, naveguen y vean qué tienen los modelos. Esa es mi invitación, que chequeen la información que se encuentra disponible, datos, estadísticas que permitan sustentar los análisis que deseen realizar.
Actualmente hemos levantado información estadística respecto al uso de los dashboards y desde que lanzamos la página de la DGAI, hemos constatado un aumento en el número de consultas, sobre todo de directivos relacionados con ámbitos académicos. La página ha sido muy bien evaluada, sobre todo en el marco del proceso de acreditación institucional.
Como DGAI nos interesa fomentar la autonomía de las usuarias y usuarios. Esto porque muchas veces nos solicitan información que ya está disponible en los dashboards. Probablemente es por desconocimiento o porque no saben cómo obtener la información. Por eso estamos realizando capacitaciones a quienes lo han requerido, como a directivos, directores de escuela y departamento, con el objetivo de que aprendan a navegar los dashboards y también enseñamos a utilizar Power BI en forma básica, porque podrían generar sus propios modelos o simplemente para entender cómo funciona Power BI. Apostamos porque las y los usuarios puedan ser más autónomos”.
